Wirtualne biuro (ang. Virtual Office), inaczej e-biuro (ang. e-office) jest to usługa, która polega na przekazaniu minimalnych danych potrzebnych do rejestracji Twojego przedsiębiorstwa z wykorzystywaniem adresu kontrahenta. Takie rozwiązanie jest szczególnie dedykowane osobom, które:
- dopiero rozpoczynają działalność biznesową i nie dysponują dużymi środkami,
- prowadzą usługi na niewielką skalę,
- zamierzają przystosować nowe usługi,
- zamierzają świadczyć w przyszłości,
- chcą prowadzić działalność w obcym państwie,
- chcą mieć adres w dobrej dzielnicy, a nie stać ich na wynajęcie biura w dobrej lokalizacji.
E-biuro pozwala oszczędzać Twój kapitał na takie wydatki jak wynajęcie powierzchni czy pracowników biurowych. W zależności od możliwości finansowych, jakimi dysponujesz, możesz dobierać usługi tak by odpowiadały Twoim potrzebom.
Wirtualne biuro poza wynajmem adresu mogą zapewniać również:
- indywidualne numery telefoniczne
- odbiór telefonów i faksów
- odbiór i przesyłanie korespondencji
- odbiór i obsługę skrzynki mailowej
- obsługę prawną i księgową
- przechowywanie dokumentów
- rejestrację podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS
- wsparcie księgowe, prawne, informatyczne
- założenie rachunku firmowego
- skrytkę pocztową
- wynajem sal na spotkania biznesowe
- dobór optymalnej lokalizacji na nową fabrykę, oddział, sklep lub biuro
- tworzenie biznesplanów
- wsparcie doradcze w różnych dziedzinach
- wyrabianie pieczątek, wizytówek i innych elementów systemu identyfikacji wizualnej
- wynajem biurek dla freelancerów lub na coworking
Zakres usług ustalasz indywidualnie w zawieranej umowie z kontrahentem.
Dla tych, którzy wolą sprawdzone i pewne metody mamy przykład polskiej linii orzeczniczej. Naczelny Sąd Administracyjny wydał w 2014 roku wydał orzeczenie (II FSK 3549/13), w którym stwierdza, że: „(…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych)”. Orzeczenie zostało wydane po tym, jak Urząd Skarbowy kwestionował możliwość rejestrowania działalności poprzez e-biuro. Takie stanowisko sądu pozwala stwierdzić, że wirtualne biuro ma już swój przyczółek w polskim prawie i pozwala na jego dalszy rozwój.
Kontynuując wątek prawny, należy pamiętać, że wirtualne biuro nic nie wnosi w kwestii podatkowej. To znaczy, że mimo rejestracji firmy pod adresem e-biura, podatki dochodowe czy VAT będziecie rozliczany z Urzędem Skarbowym względem swojego miejsca zamieszkania, a nie firmy.
Autor tekstu:
Damian Karchut